改善方案的设计是依据诊断阶段提出的改善方向和重点,对业务流程、操作规程和管理制度重新建立或在原有基础上进行修改、补充和完善的过程。这个过程包括详细方案的构思、必要的验证、梳理
归类和文本形成等环节
一)改善方案的构思
任何一个设计在正式出方案之前,都有一个构思的过程。
1.详细设计方案的基本内容
由于客户情况不一样,咨询项目的内容不一样,详细方案所包括的内容也会不一样。
但是,设计方案一般包括业务操作层面和管理活动层面的内容。
2.详细设计方案构思的来源
(1)在原有做法的基础上梳理和完善
通过对客户内部已有的做法进行梳理和完善,形成新的解决方案。常用的分析方法有
ECRS和5W1H1C分析法。ECRS是分析问题的方法。即对客户现有的做法逐一审查:有没有可以排除(Elimi—nate)的、有没有可以合并(Combine)的、有没有可以调整顺序(Rearrange)的、有没有可以简化
(Simplify)的。5W1H1C也是一种分析方法。即对客户现有的做法逐一提出问题:在做什么事(What)?为什么要做这件事(Why)?应该由谁来做这件事(Who)?应该在什么时候做这件事(When)?应该在哪里做这件事(Where)?应该怎样做这件事(How)?做这件事的费用有多少(或效率有多高)(Cost)?
上述提问方式,将有助于把客户原有做法中不合适的内容进行调整,不足的内容进行补充,使之成为完整的方案。
题目:5W1H1C也是一种分析方法。5W1H1C中1H是指:( )。
A.应该由谁来做这件事
B.应该在什么时候做这件事
C.应该怎样做这件事
D.应该在哪里做这件事
答案:(C)
(2)借鉴其他企业成功的做法
企业管理,尽管不同的企业有许多特性,但仍然有许多共性的做法,其不同点更多的是在细节上。所以根据管理理论的要求,吸收其他企业,特别是先进企业行之有效的实际做法,是进行方案设计的又
一个重要思路。
(3)多种方案的整合
对于企业在某个方面存在的管理问题,虽然企业本身并没有形成一套完整可行的解决方案,但是,许多员工对解决该问题都有自己的建议。需要注意的是,整合并不是简单的叠加,而是围绕解决问题的核心思路进行的创造性工作。
(4)设计方案构思的创新
在企业管理咨询中,需要完全创新的解决方案并不多,但是针对企业一些非常棘手的
管理难题,则必须提出创新性的方案,才能解决这些问题。
方案创新常用的方法之一是“头脑风暴法(Brain Storming)”。头脑风暴法的基本做法是:
①邀请5-8人在一起;
②主持人说明需要解决问题的内容、意义,请大家帮助出主意,同时宣布会议三条规定:
第一,庭外判决原则。
第二,欢迎各抒己见,自由鸣放。
第三,除提出自己的意见外,鼓励参加者对他人已经提出的设想进行补充、改进和综合。
③记录人员认真记下每人意见,事后进行整理。
值得指出的是,一个高质量的咨询方案的形成往往需要综合运用上述几种方式。
3.构思多套方案
每个项目应构思三套左右的改善方案,并且注明每一套方案的限制条件、所需的资源和优缺点。典型的三套方案至少包括:一种是最理想的方案,可能需要较多的资源和成本投入;一种是最小化的方案,
投入不多但是收效也不很明显;另一种则是两者之间的平衡,但无论任何一套方案,都必须具有可操作性。
4.方案构思时应让客户充分参与
方案构思的主角是咨询人员,但整个过程中应让客户充分参与。首先,客户有丰富的实践经验,能提出许多有益的参考意见;其次,方案的执行者是客户,他们对方案理解得越透,执行会越好,特别是自
己提出的方案,从个人感情角度更容易接受。
(二)详细方案构思的验证
咨询方案构思出来之后,需要加以试验验证,验证方案的有效性、可行性、实用性。
实验活动全过程包括:明确实验方法——确定实验过程——进行实验——实验结果分析。
(三)详细方案文本草案的形成
这里的文本是指在改善方案的基础上所形成的完整的文字材料。
1.咨询项目组内部讨论设计方案的构思
2.设计方案文本的表达形式
(1)采用咨询建议的形式
(2)采用管理文件或操作规程的形式
3.设计方案文本草案的编写
负责该方案设计的咨询人员,根据内部讨论意见和方案文本表达形式,起草文本草案。